Podnikáme-li již nějakou dobu a každým rokem nám přibývají další  a další šanony s účetními doklady, začínáme se zajímat o to kolik let musíme tyto účetní záznamy uschovat a za jak dlouho je tedy lze  skartovat.

Na základě jakého zákona zjistím tyto lhůty?

Lhůty pro úschovu účetních záznamů najdeme v § 31 a 32 zákona č. 563/1991 Sb., Zákon o účetnictví v platném znění a máme-li zaměstnance, postupujeme  ve smyslu § 35 až 38 zákona č. 582/1991 Sb.,  zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v platném znění.

Jaké jsou tedy lhůty pro úschovu účetních záznamů a mezd?

Účetní záznamy

Základní lhůty uschování účetních záznamů (není-li např. proti účetní jednotce vedeno trestní řízení apod. – viz § 32 zákon č. 593/1991 Sb., zákona o účetnictví v platném znění) jsou následující:

• 10 let u účetní závěrky a výroční zprávy (týká se účetních jednotek účtujících v podvojném účetnictví – např. obchodních společností jako jsou s.r.o. apod.)
• 5 let si musíme nechat účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy
• 5 let u účetních záznamů, kterými účetní jednotka dokládá vedení účetnictví (podrobně § 33 zákona o účetnictví)

Mzdy

Zaměstnavatelé (viz. zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v platném znění) musí uschovávat:

• stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) po dobu 3 kalendářních let od roku, kterého se týkají, nebo ve kterém byly vyhotoveny,
• záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 písm. h (zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení) po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno (týká se obchodních společnosti za období před rokem 2014),
• záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 téhož zákona, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,
• mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let (u poživatelů starobního důchodu 10 kalendářních let). Za tyto účetní záznamy se považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

OSVČ neplátce DPH bez zaměstnanců

Fyzické osoby – neplátci DPH bez zaměstnanců, kteří vedou daňovou evidenci musí uschovávat veškeré doklady po dobu, po kterou jim může být doměřena daň z příjmů – tedy 3 roky ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání k dani z příjmů, nebo v němž se stala tato daň splatnou. Lhůta se prodlužuje případným zahájením daňové kontroly.